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Dieser Artikel ist eine Auskopplung aus dem Artikel: „Informationsmanagement in der Schule“ der in SchulVerwaltung Niedersachsen erscheint.

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Informationsmanagement als Architektur – Ein systematischer Ansatz für die Schulentwicklung

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird das Informationsmanagement zu einem zentralen Thema für Schulen. Wie können Schulen sicherstellen, dass Informationen effektiv gesammelt, verarbeitet und zugänglich gemacht werden, ohne dass dabei die Komplexität überhandnimmt oder wichtige Daten verloren gehen? Der Ansatz „Informationsmanagement als Architektur“ bietet hier eine mögliche Lösung. Dieser Artikel beleuchtet, wie Schulen durch eine klare Strukturierung ihres Informationsflusses ihre Abläufe optimieren können und dabei auf Prinzipien der digitalen Kultur und der Informatik setzen, die Flexibilität, Effizienz und Sicherheit fördern.

Die Relevanz von Informationsmanagement in Schulen

Schulen sind komplexe Organisationen, in denen eine Vielzahl von Informationen verwaltet werden muss. Lehrpläne, Personalentwicklungen, administrative Prozesse sowie der Informationsaustausch mit der Schülerschaft und den Eltern – all diese Bereiche erfordern ein durchdachtes Informationsmanagement. Es geht dabei nicht nur um den bloßen Austausch von Daten, sondern um die gezielte Bereitstellung relevanter Informationen für verschiedene Akteure zur richtigen Zeit.

In diesem Zusammenhang hat sich das Verständnis von „Information“ als fester Bestandteil der Schulentwicklung verändert. Während Wissen in der Pädagogik eine zentrale Rolle spielt, ist es das Informationsmanagement, das sicherstellt, dass Wissen effektiv eingesetzt und weitergegeben wird. In Schulen müssen Informationen ständig aktualisiert und an neue Anforderungen angepasst werden, sei es durch Veränderungen in der Schülerschaft, in der Verwaltung oder in den gesetzlichen Vorgaben. Hier setzt das Konzept „Informationsmanagement als Architektur“ an.

Die „Kultur der Digitalität“ als Fundament

Die Grundlage dieses Modells liegt in der sogenannten „Kultur der Digitalität“, wie sie von Felix Stalder (2016) beschrieben wird. Diese Kultur, die uns durch die allgegenwärtige Digitalisierung prägt, stützt sich auf drei zentrale Merkmale, die im schulischen Informationsmanagement Anwendung finden:

1. Gemeinschaftlichkeit: Zusammenarbeit und Wissensaustausch stehen im Mittelpunkt. Schulen sind Gemeinschaften, in denen viele verschiedene Akteure – von der Schulleitung über die Lehrkräfte bis hin zur Schülerschaft und den Eltern – zusammenarbeiten müssen. Der ständige Austausch und die gemeinsame Nutzung von Informationen verbessern nicht nur die Effizienz, sondern ermöglichen es auch, schneller auf Veränderungen zu reagieren.
2. Referentialität: Informationen müssen zugänglich und miteinander verknüpft sein. In der digitalen Welt ist es selbstverständlich, dass Inhalte durch Querverweise und Verlinkungen in einem großen Netz verbunden sind. Auch Schulen können von dieser Vernetzung profitieren, indem sie Informationen in leicht zugänglichen und wiederverwendbaren Formaten bereitstellen, beispielsweise in zentralen Informationsplattformen oder digitalen Lernmanagementsystemen.
3. Algorithmizität: Durch Automatisierung können Schulen Prozesse und Entscheidungen effizienter gestalten. Gerade in der Verwaltung und Organisation von Schulen lassen sich viele Routinetätigkeiten automatisieren, sei es bei der Erstellung von Stundenplänen, der Erfassung von Abwesenheiten oder der Kommunikation mit Eltern.

Fünf Prinzipien für ein effektives Informationsmanagement

Neben den Merkmalen der digitalen Kultur beruht das Modell des „Informationsmanagements als Architektur“ auf fünf Gestaltungsprinzipien, die helfen, Komplexität zu beherrschen und die Informationsverarbeitung in Schulen zu verbessern:

1. Separation-of-Concerns-Prinzip: Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen klar voneinander getrennt werden. In Schulen bedeutet dies, dass administrative, pädagogische und organisatorische Aufgabenbereiche strukturiert und voneinander abgegrenzt werden sollten. Dies reduziert die Komplexität der Informationsflüsse und sorgt dafür, dass alle Beteiligten genau die Informationen erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Ein Beispiel hierfür ist die Unterscheidung von Verantwortlichkeiten in Fachbereichen oder Jahrgangsteams.
2. Information-Hiding-Prinzip: Nur die notwendigen Informationen werden offengelegt. Schulen sollten darauf achten, dass sensible Informationen – wie personenbezogene Daten von Schüler*innen oder finanzielle Details – nur denjenigen zugänglich sind, die diese Informationen tatsächlich benötigen. Dieses Prinzip sorgt für Datensicherheit und schützt die Privatsphäre, beispielsweise durch gezielte Rechtevergabe in digitalen Systemen.
3. Modularitätsprinzip: Gut definierte und voneinander unabhängige Komponenten erhöhen die Flexibilität. In einer modularen Architektur werden verschiedene Systeme oder Prozesse so gestaltet, dass sie eigenständig funktionieren, aber dennoch problemlos in ein größeres Gesamtsystem integriert werden können. Dies ermöglicht Schulen, neue Technologien oder Prozesse schrittweise zu implementieren, ohne bestehende Strukturen zu gefährden.
4. Selbstdokumentationsprinzip: Jede Komponente eines Informationssystems sollte sich selbst erklären. Dies erleichtert nicht nur die Einführung neuer Technologien oder Prozesse, sondern unterstützt auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Wenn Informationen verständlich und leicht zugänglich dokumentiert sind, können Lehrkräfte und Verwaltungsangestellte schnell auf relevante Daten zugreifen und sich eigenständig in neue Systeme einarbeiten.
5. Inkrementalitätsprinzip: Die schrittweise Einführung neuer Systeme und Prozesse ermöglicht eine flexible Anpassung. Schulen stehen oft vor der Herausforderung, neue Technologien oder Verfahren einzuführen, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Durch eine inkrementelle Entwicklung – also das schrittweise Einführen neuer Systeme und Prozesse – können Schulen ihre Informationsstrukturen kontinuierlich verbessern und gleichzeitig die Anpassungsfähigkeit sicherstellen.

Informationsplattformen als zentraler Baustein

Eine der wichtigsten Umsetzungen des Architekturmodells in Schulen ist die Einführung zentraler Informationsplattformen. Diese Plattformen können unterschiedliche Bereiche der Schule – Verwaltung, Personalentwicklung, Unterrichtsgestaltung und Kommunikation – miteinander verknüpfen und als zentrale Anlaufstelle für alle Beteiligten dienen. Lehrkräfte können hier auf Unterrichtsmaterialien und Lernpfade zugreifen, die Schulleitung kann administrative Vorgaben kommunizieren, und Eltern sowie Schüler*innen haben einen direkten Zugang zu relevanten Informationen, etwa zu Abwesenheitsmeldungen oder Lernfortschritten.

Diese Plattformen fungieren als zentrale Knotenpunkte, an denen Informationen gesammelt, strukturiert und verteilt werden. Durch die Anwendung der oben genannten Prinzipien – insbesondere der Modularität und des Information-Hiding-Prinzips – können solche Plattformen flexibel und sicher gestaltet werden, sodass sie den spezifischen Anforderungen der Schule gerecht werden.

Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation

Die Umsetzung eines effektiven Informationsmanagements in Schulen ist kein einfaches Unterfangen. Es erfordert nicht nur technisches Wissen, sondern auch eine kulturelle Veränderung in der Art und Weise, wie Schulen Informationen handhaben. Die Schulgemeinschaft muss bereit sein, neue Technologien zu akzeptieren und sich an veränderte Arbeitsweisen anzupassen. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung enorme Chancen: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Lehrkräfte und Verwaltungsmitarbeitende entlastet werden, was ihnen mehr Zeit für ihre pädagogischen Kernaufgaben verschafft.

Ein weiteres potenzielles Hindernis ist die Informationsüberlastung. Gerade in digitalen Umgebungen besteht die Gefahr, dass zu viele Informationen auf einmal bereitgestellt werden, was sowohl Lehrkräfte als auch Schülerinnen überfordern kann. Hier kommen das Information-Hiding-Prinzip und die klare Trennung von Aufgaben ins Spiel, um sicherzustellen, dass jeder nur die Informationen erhält, die tatsächlich benötigt werden.

Fazit

„Informationsmanagement als Architektur“ bietet Schulen einen strukturierten und systematischen Ansatz, um den Herausforderungen der Digitalisierung zu begegnen. Durch die Kombination der drei Merkmale der „Kultur der Digitalität“ – Gemeinschaftlichkeit, Referentialität und Algorithmizität – mit den fünf Gestaltungsprinzipien – Separation-of-Concerns, Information-Hiding, Modularität, Selbstdokumentation und Inkrementalität – können Schulen ihre Informationsflüsse effizienter und flexibler gestalten.

Die zentrale Erkenntnis dabei ist, dass Informationsmanagement mehr als nur Technologie ist. Es ist eine ganzheitliche Aufgabe, die sowohl technische als auch soziale Aspekte vereint. Die erfolgreiche Umsetzung eines solchen Architekturmodells erfordert eine klare Strategie, die sowohl die technologische Infrastruktur als auch die Schulkultur berücksichtigt. Nur so können Schulen sicherstellen, dass sie den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht werden und ihre Schulgemeinschaft bestmöglich unterstützen.

• Heinrich, L. J., Riedl, R., & Stelzer, D. (2014). Informationsmanagement: Grundlagen, Aufgaben, Methoden (11th ed.). De Gruyter Oldenbourg.
• Stalder, F. (2016). Kultur der Digitalität (Originalausgabe). Suhrkamp Verlag.